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Kintone Success Stories 企業營運優化

宜福工業第二代DST系統上線 Cybozu kintone雲服務扮演幕後功臣

宜福工業股份有限公司

宜福工業股份有限公司

【業務內容】汽車服售後零件市場通路商、歐洲車系零件、潤滑油品等領域

【使用用途】合約管理、訂單系統、客戶管理、促銷案管理等

宜福工業第二代DST系統上線 Cybozu kintone雲服務扮演幕後功臣

宜福工業在打造DST第二代M系統時,主要是從技術支援能力的可靠度、產品的操作介面、資安認證等三大角度評估,最終僅有 Cybozu kintone雲服務符合前述要求。而專案完成之後,也完全符合業務同仁的期待,甚至提供更多創新功能。

公司介紹

隨著行動裝置快速普及,加上各種應用服務持續推陳出新,智慧型手機早已成為商務人士不可或缺的重要數位工具。
尤其在臺灣Wi-Fi熱點密集,加上各電信公司都有提供網路吃到飽方案,商務人士除能隨時隨地處理公務、存取公司資源之外,也能與客戶保持緊密聯繫,隨時提供所需的服務與支援。
如在歐洲車系零件、潤滑油品等領域耕耘多年的宜福工業,為擴大潤滑油品在市場上的競爭力,讓業務單位同仁運用智慧型手機快速回應客戶需求,選擇運用日商才望子Cybozu kintone雲服務打造DST第二代M系統,搶攻全臺灣的潤滑油品龐大商機。

宜福工業張家祥總經理說:
『面對競爭激烈的市場,宜福工業將持續秉持「超越、創新、改善、滿意度」等企業四大核心價值,提供全臺合作夥伴提供全方位最佳品質服務。日商才望子的kintone雲服務在日本市場備受好評,我們希望藉由該公司服務持續強化營運體質,為公司長遠發展奠定穩定的基石。

張家祥 總經理

隸屬滿好集團旗下的宜福工業,從進出口汽車零配件起家,目前已拓展至汽車服售後零件市場通路商,在全台共有42個營運銷售點。隨著業務快速成長,該公司至今代理及經銷的品牌超過50多種,更完整供應賓士Mercedes-Benz、寶馬BMW、福斯Volkswagen、保時捷PORSCHE及奧迪AUDI等主流品牌全車汽車零配件。

為了快速供貨給遍布全台的客戶,宜福工業於台灣北、中、南等地設立完整物流中心,以達成供應零時差的便捷服務。隨著在臺灣汽車服售後零件市場成績逐漸成長,1993年宜福工業正式跨足汽車潤滑油品市場,提供各客戶更多元化的選擇。
由於該公司代理歐洲汽車零件市場多年,深受歐洲客戶的信賴與肯定,1996年更進一步取得德國潤滑油第一品牌-LIQUI MOLY的臺灣市場代理權,讓消費者能夠享受世界級的產品,也為公司整體營收帶來相當大的助益。

由於汽車零件品項多達萬種以上,為即時掌握不同車款的零件庫存狀況,1992年滿好集團導入IBM AS/400平臺,作為整個集團資訊系統的基礎平臺。因此,宜福工業也同步使用該平臺上的ERP系統,讓不同部門同仁可即時掌握存貨狀況,搭配全臺灣的三大物流中心、42個營運據點,滿足全臺灣各地汽車保養廠夥伴的需求。

宜福工業張家祥總經理指出:然而汽車零配件與潤滑油品的銷售模式有非常大的差異,由於不同車型使用的零配件迥異,即便是同款車型、若生產年份不同,可能使用的零件型號也有差異。加上零配件通常是發生故障後才會更換,所以屬於被動銷售模式,我們必須等待保養廠來電訂貨。
相較之下,潤滑油品的適用性較高,只要符合原廠的技術規格即可,加上汽車保養週期約在6~12個月,所以業務同仁需要到保養廠進行主動行銷,因此多年前我們即委託外部協力廠商開發第一代的DST系統。

「在考量資安問題下,IBM AS/400平臺上的ERP系統僅讓同仁在公司內部使用,並沒有開放從公司外部存取。所以業務同仁在拜訪汽車保養廠的過程中,需要一套系統便於使用的訂貨系統,可依照夥伴需求立即下訂,主動搶攻競爭激烈的潤滑油品市場。」宜福工業產品經理林竹立解釋:「只是隨著行動化時代來臨,使用多年的第一代DST系統,早已無法業務單位的需求。」

導入前的課題

宜福工業在跨足潤滑品市場沒多久,隨即委託外部協力廠商量身打造第一代DST系統,也採取當時主流HTML格式,支援多種規格的行動裝置,成為潤滑油品部門業務同仁外出時,可利用隨身攜帶的筆記型電腦立即下單,成為提升競爭力的好幫手。只是隨著行動化時代來臨,業務同仁外出時的數位工具,已從筆記電腦變成易於攜帶的智慧型手機,也導致第一代DST系統的便利性大打折扣。

宜福工業行銷課長邱奕荊指出:
儘管業務同仁也可使用智慧手機讀取第一代DST系統,但是受限於螢幕大約只有5吋左右,必須自行手動縮放螢幕大小、滑移等方式,才能解決字體過小的問題、完成訂單,也引來極大抱怨。
此外,原本負責該系統開發的協力廠商已結束營業,無法提供後續技術支援服務,以至於我們必須重新尋找另一套新的產品。
其實,第一代DST系統還有存在不少問題,首先無法與 IBM AS/400平臺上的ERP系統串連,因此業務單位無法掌握潤滑油品的最新價格、庫存狀況,很容易發生送出訂單後,事後才被業務助理告知庫存不足。
其次,業務完成下單之後,訂單系統並不會主動發出通知,業務助理必須隨時檢查是否有新訂單進來,若有則必須重新輸入至ERP系統中。

宜福工業業務助理王韋涵指出:
在使用第一代DST系統時代,訂單錯誤比率大約高達10%,常見錯誤大致上有品項、數量、價格等欄位的錯置,主要原因正是手機螢幕太小所致。我們必須打電話項業務再次確認相關內容之後,再手動輸入到ERP系統中,整體流
非常繁瑣,效率也有待改善。
為解決相關問題,宜福工業一直在尋找可行的方案,2020年在張家祥總經理偶然機會中得知,原本為日商提供服務的Cybozu進軍臺灣市場,於是告知資訊單位進行評估,最終於2021年決定導入使用。

導入効果

回顧2021年,宜福工業主要從三大角度評估市面上的可行方案,首先協力廠商必須能提供長遠的技術支援服務,避免再度發生服務中斷的困境。
其次,產品必須具備易於操作、開發的特性,讓資訊團隊能夠依照業務單位需求自行開發,而非所有專案都需委託外部廠商協助。
第三點,雲服務平臺本身必須通過資安認證,避免發生重要資料外洩的事情。

在日本客戶數量超過27,500家、全球超過30,000家客戶的Cybozu kintone雲服務,由於產品訴求無需專業IT人員也能上手使用,產品介面特別採用易於上手的設計,採用融合自家專利技術的拖、放功能,提供一邊使用、一邊調整的模式,可大幅減低首次使用的困擾。

客製化訂單系統

其次,產品能滿足不同產業的使用情境,輕鬆解決營運過程中的各種挑戰。

第三點,cybozu伺服器的資料中心符合日本金融機構的 「FISC安全性對策設備基準」高度資訊安全條件,亦滿足日本資料中心協會所制定的資料中心安全性基準第4層級,資料保護能力符合國際標準。 在綜合上述種種條件下,宜福工業決定引進Cybozu kintone雲服務,並委託Cybozu合作夥伴-肯美資訊開發DST第二代M系統。

張家祥總經理說:
雖然我們是以代理歐系車的零組件為主,但是集團其他事業體與日商汽車品牌合作多年,深知日商對售後服務非常重視,所以我們才會開始評估Cybozu kintone雲服務的方案。
「前面提到,第一代DST系統無法與無法與 IBM AS/400平臺的ERP系統串連,所以在評估DST第二代M系統時,我們便想要打造一套自動化機制,免去人工輸入資料的困擾。」
邱奕荊課長解釋:
「在評估是否導入Cybozu kintone雲服務時,該公司表示可達成此項要求,所以最終促成我們啟動此專案。」

在長達兩年的系統開發、優化與不斷測試後,2023年2月宜福工業DST第二代M系統於正式上線,除操作介面完全是針對行動裝置設計外,在功能上也有大幅改變與進步。首先,由於系統已與公司內部的ERP系統串連,業務同仁在填寫訂單資料時,僅需要輸入潤滑油品的料件名稱,系統就會自動帶出價格等資訊,也能同步掌握庫存狀況。如此一來,自然可減少資料填寫錯誤的機率,也能告知客戶大約的交貨日期。

其次,DST第二代M系統完成訂單之後,也會主動發出通知給負責同仁,且當業務處理確認訂單資訊沒問題之後,系統也會自動將訂單資訊拋轉到ERP系統中,能大幅減少人工輸入錯誤的機率。

每日連結AS400 ERP同步資料

業務助理王韋涵表示:DST第二代M系統上線之後,我們僅需要再接到通知的當下,在處理訂單作業即可。其次,訂單正確率比以往高出許多,基本上每個欄位資料都是正確,我們只需針對異常數字進行確認即可。如確認訂購潤滑油的數量是否真為100箱,或者是誤將10箱打成100箱等。
由於運用Cybozu kintone雲服務開發DST第二代M系統的成果相當好,所以在宜福工業規劃中,未來也會持續擴大使用情境,如CRM、電子簽核等,讓更多同仁享受到Cybozu kintone雲服務帶來的便利性。

本文轉載自 Cybozu才望子台灣