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在住友商事股份有限公司的六個營業部門之一——運輸機器及建設機械部門，隨著自動車產業等領域的IoT應用擴展，新的業務不斷湧現。為了將經營資源分配給新興業務，該部門成立了一個以提升既有業務效率為目標的專案小組，積極推動IT工具的應用。其中之一就是選用kintone作為提升業務效率的解決方案。關於這一背景，運輸機器及建設機械部門業務部質量管理支持小組的柏倉將吾、戰略與企劃小組的西本るい，以及人事小組的增田遙香向我們分享了他們的見解。

【挑戰】為創造新價值開啟業務效率提升 積極創造新業務所需的時間空間

住友商事擁有六個營業部門，分別為金屬、運輸機及建機、基礎設施、媒體及數位、生活及房地產、資源及化學品，業務遍及全球66個國家和地區。國內與國外的區域組織相互協作，在廣泛的產業領域內進行全球化的業務擴展。作為其中之一的運輸機器及建設機械部門，在總合租賃、航空機、船舶、汽車、輪胎與建設機械等產業價值鏈中，橫跨製造、流通、金融與服務領域。

運輸機器及建設機械部門的西本るい指出，隨著技術革新推動的消費者價值觀改變與商業模式及行業結構的變化，不僅限於汽車，所有領域都開始出現新價值創造的機會。作為綜合商社，該公司一向敏銳掌握時代需求，並不斷重新定義自身。隨著近期的動態變化，部門不僅要運用既有的優勢，還必須迅速捕捉變化中的需求，並創造新業務。

kintone 作為業務改善的解決方案之一

為了確保創造新價值的時間，業務改善不可或缺，這包括重新檢視現有的業務。因此，位於銷售與公司業務之間的中台部門業務部，集結了負責人事、IT、業績管理、戰略及總務等不同領域的人員，組成了業務ICT支援專案小組，開始探討業務改善的解決方案。其中一個方向是通過機器人來實現業務支援的RPA，本次導入的kintone正是作為信息平台使用的。

「我們部門的業務與其他行業的窗口業務或公司後台辦公業務不同。由於業務涉及多個領域，且事業現場分布於全球，即便是看似相同的業務，根據國家和客戶的不同，處理方式也會有所差異。銷售部門內部也有很多零碎的小業務，導致個別最佳化進程加快，定型化和標準化的難度極高。因此，自動化和業務改善並不像說起來那麼簡單。」西本氏如此指出。

【導入】kintone為邁向雲端化開闢了廣闊的道路

全球各地產生的各類資訊管理

最初引入kintone並不是業務改善專案的契機。事實上，這一切的開端來自於部門內某位行政人員的構想，當時他負責收集來自事業現場和交易中的各類資訊，並在思索如何提高效率和優化這些工作流程的過程中發現了kintone。
「來自全球業務現場的各種報告匯集到我們部門，需要與多個部門分享這些內容。報告的形式多種多樣，包括電子郵件、附加文件、Excel表格，有時甚至是現場的照片。為了進行案件管理，我們創建了Excel表格，記錄報告接收日期、地區、部門等屬性資訊，但字數有限，無法錄入所有資訊。且附件只能另行保存，Excel案件管理表缺乏全局視角，實際操作起來耗時費力，效果並不理想。」柏倉先生回顧了當時的情況，這時他注意到kintone可以用於實現資訊的一元化管理。

響應速度快，能夠快速開始使用的便利性是kintone的一大優勢

經過對Excel和Access等多種解決方案的比較，最終選擇了不僅能管理文本，還能統一管理PDF、JPEG等二進制數據，並且用戶可自由修改的kintone。
「IT工具的導入通常是以全公司導入為前提進行討論，但由於該專案本身接近銷售需求，因此我們也擔任了與公司內部協調進行試驗的角色。因此，kintone成為了最佳選擇，因為它可以迅速建立系統。」柏倉先生解釋道。

此外，能在任何地點查看和輸入的雲端環境也是潛在的需求之一。
「kintone支援英語和中文，未來的擴展性也使其更具吸引力。」經常與海外據點聯繫的人事團隊增田小姐表示。她還評價了kintone在響應速度和畫面切換上的流暢性，這使得使用起來毫無壓力。

該公司首次利用公有雲

然而，實際上該公司對於公有雲的利用幾乎沒有任何經驗。
「導入時，基於安全性和治理的考量，雲端的使用尚未被允許。因此，我們著重確保了如IP地址限制和詳細的訪問權限設置等安全措施，強力推動了雲端的導入。」柏倉先生說道。
正巧當時公司企業部門正在為未來制定雲端使用規範，並起草了雲端使用的檢查清單，我們參考該清單對kintone進行了評估。
「詳細調查了包括安全性在內的各個方面，並基於證據與企業部門進行了合作，這對推動工作有很大幫助。」柏倉先生補充道。

隨著這個信息共享與管理工具的導入，部門開始推動kintone的運營，作為推動部門，柏倉先生所在的QMS團隊開始將kintone逐漸擴展到預算與業績管理團隊、戰略企劃團隊、人事團隊，以及銷售部門，形成了一種由基層逐步擴展的推廣模式。

【效果】透過kintone在部門內廣泛推動業務改善

kintone在許多業務中得到應用

目前，公司為每個組織或專案設置了專屬空間，並通過訪問控制來確保安全性，創建了超過100個應用程序，用於日常業務。在運行中，使用了如“krewSheet”等插件，在kintone上實現與Excel類似的表達和功能，並利用“kViewer”等插件將kintone內的信息公開到外部。kintone作為解決現場問題的一個手段，應用範圍正在逐漸擴大。
「對於經常全球奔走的業務人員來說，一天可能要通過電子郵件來回發送多達30封的會面記錄。如果想稍後回顧這些會面記錄，還需要一封封地滾動查找。我們業務ICT支援專案小組的成員會針對這些需求，建議他們‘那麼，為什麼不試試使用kintone呢？’這樣kintone逐漸在現場得到推廣。」增田氏如此說道。

與RPA的聯動讓kintone的效果更為期待

此次採訪時，公司推薦了一款應用，這是一個關於RPA導入的應用，RPA也是業務改善的另一個切入點。該應用記錄了RPA化業務的案件進度管理、開發工時及效果測量等。
「我們針對每個業務，管理其應用的機器人類型以及預期節省的時間目標，通過記錄單位管理每個案件的情況。案件的進度狀況、機器人製作的成本、目標達成率等，都可以通過儀表板上的圖表來進行可視化。」柏倉先生如此解釋。

據說，專案小組內部也將kintone用於信息交換、會議記錄、To Do管理等。
「共享會議記錄後，可以立即通過評論進行溝通，修正歷史也能被完善管理，這非常方便。如果沒有kintone，可能需要將Word文檔作為附件通過電子郵件發送給所有人，確認過程會非常繁瑣。」增田小姐也給予了高度評價。此外，還有聲音指出，由於有了案件管理表，為會議製作議程變得不再必要。

此外，我們正在探索將RPA與kintone結合，創建能為日常業務改善做出貢獻的系統。
「在需要將信息輸入到系統中的業務中，負責人通常會在手頭的Excel中管理輸入數據。即使是類似的信息，根據不同用途，所需信息的粒度也會有所不同，因此負責人會根據每個業務分別創建管理表。當我們想將其RPA化時，首先需要從統一輸入數據的表單開始。但如果事先將必要的數據集中在kintone上，並創建一個共通的數據庫，那麼只需根據用途切換數據的輸出或顯示格式即可，無需擁有多種類型的管理表，通過讓RPA參照共通表單，可以最大限度地減少RPA的開發工時。」

發想的擴展為我們帶來了新的啟發

此外，負責多個跨團隊項目的柏倉先生表示：「以前，我會與上司分享用Excel製作的To Do表，但現在只需讓他查看kintone。利用更新信息通知功能或點擊‘讚’按鈕來確認，這些小小的業務改善積累起來，必然會帶來巨大的效果。」柏倉先生對kintone給予了高度評價。

kintone導入的另一個巨大效果是，它作為一個業務改善工具，使我們能夠更容易地想到改善的點子，柏倉先生熱情地說道。
「在我們的部門內，如果有問題，大家都會去諮詢專案小組的成員，現在這種推廣的趨勢已經開始波及到全公司。全公司正在通過口號‘內向業務減半、外向業務翻倍’來重新審視業務，而我們希望作為一個先驅，通過靠近現場的行動來創造良性循環。而這正是因為我們擁有能在現場構建系統的kintone。」西本先生如此評價道。
增田小姐也表達了自己的想法：「我們並不打算打造那種能夠自動化整個業務的龐大系統，而是希望每個人都能自由運用kintone，成為擴展自己能力的工具。」

作為RPA數據管理基礎的kintone

未來，鑑於該部門的角色是連接現場需求、業務改善需求與其他部門及企業部門之間的橋樑，我們希望將kintone作為全公司和企業部門的信息共享基礎進一步加以活用。
「首先，我們希望將包括合同管理在內，日常業務中廣泛使用的Excel替換為kintone，並作為一個有效率的定型格式信息管理基礎建立起來。將來，我們希望將累積的信息作為寶庫加以利用，並期望kintone作為信息存儲的基礎發揮作用。」增田小姐如此表示。
關於RPA，我們希望加快推動，首先從標準化過去難以標準化的部門內業務開始，進一步推動RPA化的進程。
「我們計劃將RPA作為業務支援工具之一進一步推廣。除了作為案件管理工具的kintone外，我們還希望作為提供RPA輸入信息的基礎，進一步活用kintone。」西本先生對未來的展望進行了說明。