【業務內容】 原創製作半纏（法被）、浴衣等祭典用品及傳統藝能服裝，還有紡織設計、染色、和裁與洋裁等。
【使用用途】 從接單到請款的銷售管理和進度管理，以及部門間的信息共享。
「京屋染物店」是1919年創立的老字號染布店，主要提供和服布料的客製化染布。 全員工數為16位。
以往使用大白板來管理訂單進度，容易造成資訊難以同步、錯誤頻繁發生、甚至丟失紀錄的問題。
嘗試導入套裝CRM系統後，卻因為複雜的系統操作模式，難以改變工作流程、資深員工難以適應，使用次數跟著減少、最終未能改善問題。
創業100年的和服染色店挑戰業務改進。通過徹底排查業務問題並構建符合現場需求的系統，達到了創業以來最高的銷售額。
株式會社京屋染物店是一家以訂製半纏（はんてん）和浴衣等祭典用品為主，從染物設計到縫製一貫作業的全國少數染工場之一。
該公司創立於大正8年，於2019年迎來創業100周年。直到前代社長為止，縫製工程都是外包，僅負責染色作業，屬於家內工業。然而，繼任現任社長的蜂谷氏有著希望將客戶的聲音直接反映到製作中、並將縫製技術傳承給年輕一代的強烈願望。因此，除了染色以外的業務也實現了內製化，目前公司有營業、設計、縫製和染色四個部門，共有16名員工。
這次我們請到了該公司的取締役蜂谷氏以及支援該公司導入kintone系統的Smile Up合資公司熊谷氏，來談談公司在擴大業務範圍時所遇到的業務課題及其解決方案。
雖然在工時管理和交期預估上存在問題，但高額投資的系統未能得到使用。
當公司轉變為擁有多個部門的體制後，在部門及員工之間的信息共享方面面臨了挑戰。
「從客戶那裡收到的訂單的交期和工程進度非常難以掌握。發生問題時，也無法了解具體出了什麼問題，甚至有時根本不知道存在問題。」
無法準確了解交期和進度，導致無法充分滿足客戶的需求。
「由於不知道每個工序有多少作業時間的餘裕，所有部門都會將交期估得過長。結果是，原本1、2週就能完成的工作，卻告訴客戶需要一個月的交期。對於急需物品的客戶，也無法進行‘最短可以在某某天內完成’的溝通。當然，客戶會說‘那就算了’。這樣一來，我們就失去了本來可以接受的訂單。」
感受到這種狀況帶來的問題後，蜂谷氏開始尋找跨部門進行工程管理的各種方法。
「一開始，我們像張貼壁報一樣在牆上貼了一張大模造紙，按部門分區，然後把寫有工作內容的便利貼貼上去。確認訂單後，我們會在便利貼上寫下‘幾件半纏，交期為何時’，然後將完成的任務移到下一個部門。但是，這種管理方法只是寫了任務名稱，無法了解具體內容和工作量。而且大家都很忙，便利貼還會掉到地上（笑）。」
很快感受到傳統信息共享的局限性後，蜂谷氏開始考慮引入IT系統，並將目光投向了FileMaker。為了建立一個類似模造紙管理方式的任務管理系統，FileMaker的構建費用為100萬日圓。這是一筆不小的投資，但蜂谷氏強烈感受到信息共享的必要性，決定導入該系統。然而，來自現場的反應並不樂觀。
「最令人沮喪的是，我們一開始就將系統設計得非常固定，導致在日常使用中無法響應現場提出的‘這裡需要這樣改進’的需求。系統使用起來不方便，結果大家逐漸不再輸入數據。最終，花費100萬日圓引入的系統完全沒有被使用，這真的讓人很難過。」
正在苦思如何打破現狀時，他了解到同樣位於東北地區的株式会社ヤマウチ成功運用kintone的案例。
以往使用的系統，只有社長一人認同
所有員工都認同的系統
沒有電腦環境也能使用
傳統工藝需要在工作室作業
操作簡單
員工年齡層偏高，多數不會使用電腦
費用低於100萬日圓
之前整套系統的採購價格高，對小企業而言負擔大
引入顧問分析業務問題，構建反映現場需求的銷售管理系統。
蜂谷氏對於那些限制多且固定模式的系統感到有些抵觸。起初，他對kintone的印象是「知道可以用於業務管理，但感覺有點不明所以」。然而，當他從支援公司導入kintone的熊谷氏那裡聽取了詳細介紹後，決定嘗試一次。蜂谷氏表示，正是因為系統構建以現狀問題的排查為起點，而不僅僅是實現某些目標，這才讓系統成功運行。
當部門一一配發平板電腦，讓每個作業場所都可以隨時存取 Kintone。即使在年長的員工中，對於將IT設備應用於業務是否有來自現場的抗拒感呢？
「我們想出了方法，讓大家自發地認為『我想試試』或『我需要使用』。例如，在每天的早會上，我們一邊檢查Kintone管理的交期和工作進度，沒有檢查Kintone的人就無法知道。這樣一來，他們自然而然地會積極地要求『可以教我如何使用嗎？』，開始積極地利用它。現在，連六十多歲的女性員工也能夠利用平板電腦上的應用程式了。」
目前，主要使用客戶資料庫、訂單管理、銷售管理、報價單製作等共計13個應用程式。
在紙張管理的時代，受注確定案件和製作指示書是分開管理的，但在Kintone應用程式中，我們將它們整合在一起，作為「受注管理應用程式」來操作。除了產品的最終交貨日期外，我們還在該應用程式中管理著各部門的交貨日期和進度情況。此外，進度情況根據狀態進行了圖表顯示，因此，公司內所有案件的進度一目了然。
在「銷售管理應用程式」中，我們進行估價、發票管理和報表製作。通過商品主檔案應用程式的查詢功能（※），可以輕鬆地獲取商品名稱和價格，從而順利進行估價和發票計算。此外，我們還將報表輸出服務「RepotoneU」與銷售管理應用程式相連接，使得可以將Kintone的數據以PDF或紙張的形式輸出到任意格式。這消除了另外創建估價和發票的麻煩，並且可以管理與案件相關的各種文件的提交歷史等。
（※）這是一種功能，可以從其他應用程式中獲取數據以輸入到Kintone應用程式中。這樣可以節省數據輸入的時間，也可以防止輸入錯誤。
透過業務可視化和促進溝通，實現了零加班和歷史最高銷售額。
以往導入套裝軟體的失敗經驗，讓社長希望能以滿足以下條件來尋求適當的專案管理系統：
導入kintone的銷售管理系統後，新的案件發生和各部門的業務進度可視化帶來了各種好處。
首先，因為其他部門能夠協助負擔繁重的部門，因此實現了顯著的交期縮短。
「因為每個人都清楚地知道自己的工作量，所以我們現在能夠精確地估算交貨期限，而不會有多餘的緩衝時間。這樣一來，即使是之前不得不拒絕的交期很緊的訂單，我們也能夠說『在這個時間內可以完成』。我們的工作時間也大大縮短了，以前有時甚至要工作到午夜12點過後，但現在每個部門的員工幾乎都在下午5點結束工作。」
此外，由於不再需要持有多餘的庫存，以前用於存放庫存的裁剪場地空間減少了一半。由於這個空間現在可以用作工作場所，因此各部門的工作人員現在可以在同一個工作場所進行業務，而不是在不同的地方進行。
「通過查看Kintone上的圖表和進度，我們現在可以立即進行跨部門的討論，例如『這個階段現在有些滯後，那麼下一步該怎麼辦』等。在系統上進行信息共享對於面對面的交流也產生了良好的影響。」
導入kintone後的效果
kintone的導入促進了庫存的合理化，進而改善了現金流。據說，在kintone導入後的繁忙時期，銷售額是過去年度的1.5倍，達到了創業以來的最高水平。
「這是以前無法想像的收益。這次經驗讓我們了解了公司的潛力。在以前各部門分散進行工作，無法清楚了解整體情況時，我們可能無法實現這樣的收益。」
展望未來的應用，將注重利用kintone累積的數據進行銷售分析。
「我們想要進行商品和類別的銷售分析，以及粗利和月固定費（如工資等）的圖表顯示，並與大家共享『如果這個月再接受這麼多工作，就可以獲得利潤』等信息。由於kintone可以隨時添加想要累積的數據項目，因此分析的範圍可以無限擴大（蜂谷氏）。
「對於工作來說，將激發出『我想要更好』的自發性思考是很重要的，為了實現這一點，我們必須清楚了解現況，知道我們要朝哪個方向前進是很重要的。對於京屋染物店來說，kintone是一個可以促使員工個人主動行動，提高自主性的工具（熊谷氏）」。
希望未來能繼續關注公司以kintone為核心的IT應用，推動日本傳統產業的發展。
➤ 大幅減少加班次數
隨時確認每一位的工作量，工作量少的主動去協助忙碌者等，提高員工 的工作效率並創造員工能自主自發的工作環境。因為不需要做不必要的 囤貨、作業空間變大、大幅改善作業環境。以上原因，幾乎每一位都能 在17點準時下班，再也沒有發生工作到深夜的情形。
➤ 創造最高收益
隨時準確掌握案件進度，可以在縫隙空間接簡易專案。庫存也能準確管 理。並把這一些資訊共享至每一位員工提高內部士氣。 導入當年就創造往年1.5倍的業績，也是百年老店創始以來最高業績! 透過kintone精準掌握公司全貌，發揮公司潛在能力!!
本文轉載自 kintone Japan 官網