本文轉載自 kintone Japan
業務內容
臨床研究、試驗、橋接研究、醫療器械創新的多種研究支援。
kintone 用途
案件管理和報價管理。
案例摘要
岡山大學醫院，位於岡山，是當地醫療的核心機構，作為國家指定的「臨床研究核心醫院」，以創新醫藥品與醫療器械的創造及促進醫療發展為目標，日夜進行研究開發。2010年成立了新醫療研究開發中心，該中心自成立以來，一直使用 kintone 作為管理系統，從支援業務管理到支援費用的請求，提供臨床研究、試驗和醫療器械創新等研究支援。對於該系統的開發和實際運行過程，我們採訪了新醫療研究開發中心的櫻井淳副教授和江端真祐美女士。
面臨的課題
隨著研究支援業務請求的急劇增加，管理體制的加強成為必要
感受到使用傳統手動管理方法進行案件和信息管理的極限。
2016年，該中心開始向校內外的研究機構提供研究支援業務。最初每年僅有約10個案件，但隨著對外公開費用表以及2018年《臨床研究法》實施，案件數迅速增長至每年超過170件。「支援請求較少的初期階段，我們可以用電子郵件、電話和紙質資料來處理，但隨著2018年4月臨床研究法的實施，這種傳統的手動管理方法明顯達到了極限。當時我們意識到需要引入系統來高效管理案件進度和與費用相關的工作。」櫻井回憶道。
其中，尤其困難的是如何共享與案件相關的文件和信息。經常出現信息被獨立修改，或者最終交付品的版本管理沒有得到妥善控制的情況，這些信息管理問題逐漸浮現出來。「以前，我們用Excel進行進度管理，但經常需要追蹤郵件記錄，而且如果自己沒有被抄送，可能無法掌握案件的進度。」江端女士補充道。由於支援業務涉及費用，因此必須徹底管理從報價到發票的全過程。
選定 kintone 的過程
避免依賴個人運營，kintone實現自主管理
岡山大學醫院一直以來，部門系統的導入都需要獲得醫院的許可，並由部門自行預算來維持和管理。因此，櫻井在考慮為中心建立新基礎系統時，也將自主管理作為關鍵要素。最終，他選擇了由Cybozu提供的kintone作為信息及流程管理的基礎系統。「在一次研究會上，聽說kintone可以輕鬆用作數據庫工具，後來查閱產品網站時，我發現即使沒有系統開發經驗的我也可以使用。於是，我利用30天的免費試用期，花了一個小時做了一個簡單的數據庫，發現完全可以自我開發和運營。」櫻井說道。
kintone 豐富的外掛也是一大吸引力，適合中心自行運營的需求
起初，中心便計劃自我開發，而非完全依賴外部委託。「其他大學也有臨床研究支援，但通常依賴駐場的技術人員來管理系統。我擔心的是如果這些技術人員離開，系統的運行將無法繼續。在我們的中心，由於預算有限，我們無法長期雇用專門的系統管理人員，因此需要一個不依賴個人的系統，而kintone可以實現這一點。」櫻井評價道。
同時，醫院內仍有大量紙質文件的文化，但使用kintone的插件可以輕鬆實現表單輸出，這一點極具吸引力。櫻井也認為，kintone能夠通過豐富的插件實現必要的功能，如問卷調查表、電子郵件與工作流程的集成，這些功能可以靈活添加。
最終，kintone作為研究支援業務的基礎系統被選中。
導入 kintone 後的效果
構建了能應對案件急劇增長的信息共享平台，並大幅提高收入
管理超過150個案件，提升了業務的效率
目前，約50名中心職員中有7成在使用kintone進行案件進度管理、報價和發票的生成，這與合同和財務部門成員一同協作，共同進行臨床試驗相關的支援工作。如今，kintone應用的範疇包括：有800項目標價的ARO支援價格表代碼應用、案件進度管理應用、報告書生成應用、報價生成應用、發票生成應用等。每年約有150個項目在運行，從一天結束的諮詢報告書到歷時數年的研究項目應有盡有。「kintone讓我們能夠有效管理案件進度，甚至能夠共享過往的案件歷史，這對我們幫助很大。」江端評價道。
運作流程中，來自網站的依賴信息以CSV格式導入kintone，創建案件記錄，並指派給相應負責人。負責人會與客戶進行溝通，包含報價生成、郵件往來等，並逐步更新案件進度，最終使用報告書生成應用生成交付文件，並以Excel格式提交給依賴方。同時，發票生成應用會發行發票，完成支援流程。
我們還利用「gusuku Customine」這項kintone自定義服務，實現了案件篩選功能，這項功能極大地簡化了操作。
總結
透過導入 kintone ，實現了1億日圓規模的業務管理，並為醫院的使命貢獻力量
kintone讓支援業務的收入大幅增長，並達到每年超過1億日圓的規模。「由於管理工作的高效化，我們的收入有了顯著提升。此外，醫院內部成員一致認為，我們在共同實現醫院的使命。」櫻井評價道。該系統的靈活性，也使得他們能夠快速適應工作環境的變化。櫻井補充道：「在快速變化的業務環境中，能夠靈活添加信息是必要的。通過kintone，我們可以在測試環境中進行功能的可行性測試，並迅速反映到實際系統中，這讓我們能夠應對變化。」
kintone 的案件管理功能實現訊息整合，確保項目不會滯後
江端女士表示：「我們使用kintone的評論功能來追蹤案件進展和歷史記錄，這有助於在工作閒暇時查看信息，而不必像電話那樣感到緊迫。同時，這也讓我們有了保存證據的途徑。」
此外，通過案件狀態的可視化，我們可以清楚地知道案件的負責人和當前進展情況，確保工作順利進行。櫻井也對系統的可視化表示高度讚賞。
這次的項目，從應用的規劃設計到開發和導入，均由R3 Institute負責。櫻井對其開發能力表示高度評價，認為他們能迅速理解需求並加以實現，未來仍會持續合作。
櫻井最後表示，未來會進一步利用kintone的分析功能，向管理層報告各部門的業務收入，並對工作時間進行kintone上的可視化管理，以進一步推進業務流程的改善。
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