日清食品グループ
【業務内容】
即席袋麵、零食麵為主的即食食品的製造及銷售，以及其他食品業務等。
【利用用途】
- 決裁書等的申請承認業務：使用 kintone 平台進行各種申請和承認流程的數位化處理，確保流程透明和追蹤便捷。
- 書類的回覽業務：通過 kintone 平台進行文件的回覽和審閱，減少紙張使用和手動處理的錯誤，提高工作效率。
- 商品開發的流程管理：利用 kintone 平台管理商品開發過程中的各個環節，包括設計、測試、生產和市場推廣，確保每個階段的工作進度和質量控制。
內製化的「手感」成為引入kintone的決定性因素——迅速實現無紙化，加速提升生產力
承繼了發明速食麵的創始人安藤百福的志向，日清食品集團致力於追求各種「食」的可能性，並創造充滿夢想的美味。作為提升業務生產力的多種措施之一，集團將過去需要在紙上蓋章的決裁和申請審批業務系統化，通過kintone進行管理。同時，工廠內的業務報告書的傳閱以及開發部門使用Excel進行的進度管理也統一集成到kintone上，從而加速數位化轉型的進程。關於該集團採用kintone作為新的業務基盤的經緯，我們採訪了日清食品控股株式會社執行役員CIO喜多羅滋夫先生、信息企劃部次長成田敏博先生以及該部門治理團隊領導植松麻子女士。
【課題】推進數位化的業務轉型
日清食品集團為了體現其集團理念「EARTH FOOD CREATOR」，正在推進加強國內業務的盈利能力及加速海外業務的增長。
在此背景下，該集團積極推進利用數位化手段實現業務轉型的舉措。「為了將企業的發展傳承給下一代，我們必須在集團層面持續改變公司的運作模式。現在正處於轉折點。在這個過程中，我們正在擺脫傳統的勞動密集型業務，並構建一個專家可以大展身手的環境，同時通過數位化手段來提高生產力。」CIO喜多羅氏如是說明目前的情況。
生產性提升中需要改善的典型勞動密集型業務之一，就是大量仍依賴紙張的工作流程。「紙質決裁書上的蓋章文化依然根深蒂固，我們認為改善這一點將有助於提升生產力。」喜多羅氏如是說。
內製化再定義，選擇可直觀開發的kintone
Low-code開發工具「kintone」符合所需的“手感”
成田氏在選擇改善環境的工具時，對實現申請決裁業務數位化的企業進行了調查，並親自參加了各種工具的培訓課程，製作了樣本供公司內部人員評估，以尋找最適合集團的方案。
成田氏在IT業界擁有多年的經驗，因此他在選擇工具時，特別注重減輕運營管理負擔的雲服務、與其他系統API的易連接性以及智能手機的操作性等條件。其中最為重視的條件是現場使用時的“手感”是否合適。「不僅從使用者的角度考慮，還從管理者接觸工具時的反應速度和直觀操作性等方面進行評估。作為管理工具的負責人，我重視的是是否真正易於開發，以及從使用者的角度來看是否容易使用。」他解釋道。
因此，成田氏將目光投向了作為業務系統基礎的Low-code開發工具kintone。「我認為信息系統部門的最大價值在於貼近現場，創造業務成果。隨著時代的變遷，單靠金錢無法隨時確保外部資源，我們需要培養能與現場部門平等對話的人才，使我們能夠自行開發所需的工具。因此，我們有必要重新定義內製化的概念。」喜多羅氏解釋道。
正因如此，kintone成為了焦點，因為現有成員也能輕鬆實現內製化。「kintone的直觀操作和開發體驗給我們帶來了極好的“手感”。作為雲端原生工具，kintone在反應速度上表現優異，其與其他系統的API連接的靈活性也極具吸引力。」成田氏如是說。
kintone導入的決定因素
- 以Low-code產品推動內製化
- 能夠靈活地與其他系統進行連接
- 支援智慧手機和平板電腦
- 使用者和管理者都能夠輕鬆操作且易用
積極利用訂閱制的SI服務等方式，加速內製化的步伐
在進行工具選擇的同時，該集團也在努力改進部署方法。回顧當時的情況，即使已經在數位化方面取得了進展，但如果不進一步加速，那麼很難跨越到DX的領域。因此，他們認為有必要以一定的速度推進內製化，以創造一個有利於加速內製化的環境。
因此，他們考慮了通過外部SIer的支援來加速系統開發的內製化。成田氏說道：“我們正在尋找一種方法，可以在需要時利用現有的內部資源，超越kintone的標準功能進行自定義。當我們遇到gusuku Customine時，它可以通過無需編碼即可定制kintone，我們認為這對於內製化系統開發是有幫助的。”
此外，為了順利推進內製化，他們還考慮利用gusuku Boostone這種訂閱式的SI服務。他們認為這是一種最適合的服務，可以幫助他們快速轉向一個能夠自主進行內製化的環境。
總結來說，他們選擇了作為將紙質業務數位化的基礎的kintone，並採用了由Cybozu提供的gusuku Customine和gusuku Boostone，這兩者都是由Cybozu的合作夥伴企業Earlsley Institute提供的。這些措施將有助於加速數位化進程並構建一個內製化的環境。
【效果】kintone被評價為一個能夠在整個集團，包括海外業務，推廣使用的提高生產力的工具。
申請批准業務、公告業務以及Excel中的流程管理都可以在kintone上實現
今年計劃在本年度內完成決策書、議案書、總務和人事部門接收的申請文件等申請批准業務的數位化。
此外，也正在推進系統審計的痕跡管理以及工廠內業務報告書的數位化傳閱。目前已經建立並運營了約70個應用程式，包括主應用程式，並且每個月的應用程式數量也在以十幾個的速度增長，這些應用程式正在廣泛地應用於現場。
目前，主要將導入集團核心企業日清食品為中心，並計劃將其擴展到其他5家主要集團企業，最終將成為約2800人使用的基礎設施。
除了申請批准業務外，我們還致力於將開發部門一直使用的Excel進行商品開發的流程管理與kintone集成，以建立一個能夠在相關方之間共享信息的環境。最初，開發部門是在現場的主導下，利用其他工具推進基於Excel的商品開發流程管理的系統化。然而，成田氏向現場介紹了kintone，並發現krewSheet插件十分有效，因為它實現了在kintone上像Excel一樣的操作體驗，實現了高速數據編輯和提高可視性。
成田氏評價道：“在逐漸積極推進kintone導入的開發部門，最終遇到的問題是是否能實現類似Excel的操作性。當我們了解到krewSheet的存在並立即向現場展示時，得到的反應是‘確實如此’。在操作性方面，如果使用krewSheet，現場似乎能夠毫無障礙地遷移到新的環境。”其他部門也對krewSheet感到驚訝，並期待它成為更強大的工具，以進一步發揮kintone的價值。
作為業務改善的一部分，集團整體對於這種機制的認識正在不斷提高
通過與各部門共同推進申請批准業務的數位化，現在各部門開始向我們諮詢是否能將他們目前的業務轉移到kintone平台上。由於管理層對提高生產力的需求日益迫切，因此我們收到了許多來自現場的反向建議，希望能進行業務改善。
植松氏解釋道：“受到新冠疫情影響，公司實施了出勤限制，業務中的問題也變得更加明確，這對我們是一個積極的影響。當我們向各部門詢問是否有業務上的困擾時，立即就收到了許多回復。雖然公司的紙張文化仍然很深，但老實說，以前即使現場提出了工具導入的要求或咨詢，信息系統部門也很難及時回應。然而，通過這次導入的kintone，現場終於能夠積極參與並實現他們想要的目標。”
然而，喜多羅氏強調，對於現場來說，信息系統部門不應該以完全負責kintone開發的部門身份行事是很重要的。「我認為信息系統部門應該僅僅是選擇工具並擔任入口的橋樑。我們需要思考如何將這種文化融入到日清食品集團的文化中，但是變革管理需要在一定程度上提供支持，同時與現場鬆散地合作，最終目標是實現由現場主導的架構。」
透過推進決裁書處理時間的縮短，即使在居家辦公的情況下也能促進業務的順利進行
通過推進使用kintone進行紙質業務的數位化，不僅減少了紙張的使用，還減少了捺印等手續，從而大大提高了業務的生產力。此外，即使在持續進行居家辦公的情況下，決裁過程仍然可以順利進行，以前可能需要到公司才能完成的業務現在也能夠順利進行。
植松氏表示，雖然現在無法親自指導，但kintone的介面易於理解，在遠端網路環境下也能夠輕鬆流暢地運行。即使距離遙遠，也能夠輕鬆地通過分享屏幕進行教學，這點讓他感到非常感激。
此外，該集團成功地通過巧妙利用kintone周邊的訂閱式SI服務和各種插件服務等，短時間內為數位化轉型打下了基礎。他們還高度評價了kintone的這一點，即成功地將用戶企業納入生態系統，包括以用戶為中心的社群形成和各種活動的舉辦。成田氏表示：“各種資源以非常開放的方式提供，使獲取所需信息變得更加容易。我們對於您們營造了一個易於使用的環境感到非常感謝。”
在擴大數據應用範圍的同時，也期待著自發性的全球化展開
對於未來，成田氏強調道：“我們希望將業務進一步移植到kintone上，同時擴大數據應用的範圍。通過讓周邊系統與kintone靈活連接，我們希望加速推進業務的生產力提升。”
此外，他們也期待著通過將以前未數位化的信息進行數據化，來可視化業務的進程。成田氏表示：“例如，我們可以了解到以前看不到的業務領先時間和負載等信息，這些數據的有效利用應該能夠對未來的業務有所裨益。”值得一提的是，在海外業務中展開了業務改善措施的消息傳到海外法人後，需求迅速增長。成田氏指出：“海外法人中仍有大量的紙質業務，而且受到嚴格的封鎖政策影響的國家不少，情況比日本更為嚴重。一些海外法人，尤其是中國和美國等地，已經開始自發地探討利用kintone進行數位化的可能性。”對於未來的全球化展開，成田氏也抱持著期待。（取材於2020年9月）
本文轉載自 kintone Japan